Istruzioni d'uso

Indice

iCollect
Inserimento e gestione immagini
Inserimento e gestione passaggi in asta
Inserimento e gestione schede
Linee guida per l'inserimento di schede e categorie

iCollect

Lo strumento iCollect permette -agli utenti registrati- di segnare le monete presenti nella propria collezione, di creare mancoliste o segnare eventuali pezzi disponibili per scambi.

È inoltre possibile visualizzare se altri utenti hanno disponibili per scambi pezzi che si stanno cercando.

Inserire dati

Solo gli utenti registrati possono accedere al sistema iCollect, di conseguenza per creare i propri elenchi o mancoliste occorre essere registrati e aver effettuato l'accesso.

Per inserire pezzi in collezione, che si ricercano o disponibili per scambi, occorre premere sul tasto iCollect al di sotto di ogni scheda moneta. Al posto delle immagini piccole si aprirà l'interfaccia per la gestione degli elenchi. È possibile segnare la conservazione e piccole note per i pezzi inseriti negli elenchi. Per segnare i pezzi disponibili per scambi è necessario prima inserirli in collezione e successivamente premere su scambio.

Visualizzare o scaricare gli elenchi

I dati e gli elenchi inseriti (collezione, mancoliste o elenco pezzi ricercati) sono visualizzabili a partire dalla propria pagina personale cliccando sul link iCollect.

Condividere la propria mancolista o l'elenco doppioni

Nella propria pagina personale sono disponibili due collegamenti che portano alla propria mancolista e all'elenco dei propri pezzi disponibili per scambi. Di default tali elenchi non sono visualizzabili da altri e per renderli pubblici occorre segnalarlo modificando le opzioni dell'account. Dopo aver fatto questo è possibile condividere i link con chiunque ad esempio mettendoli nella propria firma sul forum.

Inserimento e gestione immagini

Inserimento immagini

Tutti i visitatori del sito possono inserire immagini di monete aggiungendo anche un commento e scegliendo con quale licenza si desidera condividere l'immagine. Per far questo occorre selezionare la scheda della moneta in cui si desidera inserire immagini e premere su Aggiungi/gestione immagini. La pagina si ricarica e appaiono dei bottoni Inserisci la tua immagine in corrispondenza di ciascuna annata della moneta.

Attenzione, il bottone non appare quando il numero di immagini già presenti in quella scheda è ritenuto già adeguato.

Premendo uno di questi bottoni si apre la scheda per l'inserimento delle immagini.

In questa scheda sono riepilogati i dati della moneta di cui potete inserire l'immagine (tipo, anno e zecca). Se avete effettuato l'accesso al sito appare anche il vostro nome utente, altrimenti l'immagine sarà caricata anonimamente.

È possibile inserire tre immagini della stessa moneta per volta; i selettori di file permettono infatti di selezionare fino a tre file immagine sul disco del vostro PC. Le immagini devono essere esclusivamente in formato JPG, con buona risoluzione, non sfocate e prive di ogni tipo di logo. I primi due selettori servono rispettivamente per dritto e rovescio, mentre il terzo serve per caricare un ulteriore immagine da specificare.

Sotto il selettore è presente una casella per inserire un commento relativo alla moneta rappresentata nell'immagine (ad esempio, origine, prezzo, difetti etc.).

In basso, tre radiobox permettono di selezionare la licenza con cui si desidera rilasciare l'utilizzo dell'immagine, le possibilità sono:

tutti i diritti riservati: in questo caso l'immagine caricata è utilizzabile esclusivamente sul catalogo e non può essere utilizzata da terzi;
alcuni diritti riservati: l'immagine è riutilizzabile al di fuori del sito web anche con scopi commerciali, tuttavia va sempre segnalata l'origine dell'immagine;
pubblico dominio: selezionando questa casella, si concede l'utilizzo dell'immagine per qualunque scopo.

Premendo su OK, l'immagine viene caricata sul sito web e vi vengono presentati due link tramite i quali è possibile ritornare alla scheda della moneta oppure caricare un'altra immagine della stessa moneta.

Le immagini caricate anonimamente o da utenti senza diritti amministrativi necessitano di approvazione da parte di uno degli amministratori prima di essere visibili sul catalogo.

Approvazione immagini

Solo gli amministratori di primo livello possono approvare le immagini. Quando uno qualunque degli amministratori effettua l'accesso al sito e vi sono immagini da approvare, appare un link nella barra di navigazione in alto. Questo link porta al modulo di gestione delle immagini caricate. Di tutte le immagini è indicato chi le ha caricate e in quale scheda moneta sono state caricate.

Selezionare Approva e premere su OK per approvare le immagini che da questo momento diverranno visibili a tutti i visitatori del sito.

Impostazione immagini principali di una scheda

Solo gli amministratori di primo livello possono decidere quali immagini di una scheda moneta vengono presentate nelle tre posizioni di rilievo (dritto, verso o dettaglio/contorno).

A tal fine aprire la relativa scheda moneta e premere su Aggiungi/gestione immagini. Appaiono dei bottoni e dei selettori per ciascuna immagine che permettono di selezionare le immagini principali.

Qualora una scheda sia totalmente priva di immagini principali pur in presenza di immagini, la barra di navigazione degli amministratori mostra un link Immagini orfane che permette di individuare le schede che presentano questo problema.

Cancellazione immagini

Solo gli amministratori di secondo livello o chi ha caricato l'immagine può rimuoverla. Per rimuovere una immagine già approvata occorre aprire la pagina dell'immagine (non la scheda moneta) e premere su modifica e successivamente su Rimetti questa immagine nell'elenco delle immagini da approvare. Questo permette di togliere all'immagine lo status di approvata.

Nel modulo di gestione delle immagini non ancora approvate selezionare il Cancella relativo all'immagine che si desidera rimuovere e premere Ok.

Spostamento immagini

Solo gli amministratori di primo livello possono spostare una immagine. Qualora questa sia già stata approvata occorre rimetterla nell'elenco delle immagini approvate seguendo la procedura descritta nel paragrafo precedente.

Nel modulo di gestione delle immagini non ancora approvate indicare in corrispondenza della casella Sposta il riferimento della moneta a cui assegnare questa immagine e premere Ok.

Ricordarsi successivamente di approvare l'immagine che altrimenti non sarà visibile.

Modifica descrizioni immagini

Gli amministratori di primo livello e gli admin della categoria possono modificare le descrizioni delle immagini. Per fare questo aprire la pagina dell'immagine, premere su modifica, modificare o aggiungere la descrizione dell'immagine nell'apposito spazio e infine premere Modifica la descrizione.

Inserimento e gestione passaggi in asta

Questo è possibile solo se la gestione dei passaggi in asta è stata abilitata nel sistema.

In questo caso, tutti gli utenti del sito possono inserire passaggi in asta. È comunque necessario effettuare il login prima di poter inserire i dati.

Nel caso di utenti non abilitati, i dati inseriti necessitano di essere approvati da uno qualunque degli amministratori.

Inserimento passaggi

Dopo aver effettuato l'accesso al sistema inserendo utente e password, recarsi nella pagina della moneta. Cliccare il tasto Inserisci passaggi asta al di sotto della tabella riepilogativa. La pagina viene ricaricata ed ora, in corrispondenza di ciascun anno, appare un link Inserisci passaggio che permette di aprire il modulo per l'inserimento dei passaggi in asta.

Questo modulo permette l'inserimento di un singolo passaggio in asta della moneta. Vanno obbligatoriamente indicate l'asta di riferimento, il numero di lotto e il prezzo finale; nel solo caso delle aste online anche la data di chiusura dell'asta. Tutti gli altri campi sono opzionali.

Qualora l'asta di cui si vuole inserire il passaggio non sia presente nel sistema occorre prima inserirla come descritto nel paragrafo seguente.

Inserimento aste

Le aste di qualunque tipo vanno inserite prima di poter inserire i realtivi passaggi in asta.

Solo gli admin possono però inserire nuove aste. Per farlo, aprire la propria pagina personale e cliccare su aggiunta aste. Si apre una pagina che mostra le aste inserite nel sistema e permette l'inserimento di nuove aste. Le aste sono ordinate alfabeticamente e di ognuna viene mostrato anche l'ID.

Tutti i campi sono obbligatori ad eccezione della data per le aste online. Il sistema chiede inoltre conferma qualora si stia inserendo un'asta che si è tenuta nella stessa data di un'altra asta già memorizzata nel sistema.

Inserimento passaggi tramite foglio excel

Per inserire piú passaggi in maniera rapida è possibile costruirsi un foglio excel con tutti i dati necessari e utilizzare il seguente modulo: Asta-O-matic.

Inserimento e Gestione Schede

Solo gli amministratori di una specifica categoria possono gestire le pagine del catalogo e aggiungere, rimuovere o modificare le relative schede.

Il catalogo è contiene solo due tipi di pagine che possono essere modificati:

Le pagine delle categorie:: rappresentano la struttura portante del catalogo, sono organizzate ad albero e permettono di suddividere le monete per entità emittente. Sono infatti destinate a contenere l'elenco delle monete emesse. e non i dati delle monete.
In ciascuna pagina di categoria è possibile inserire un testo di descrizione e una singola immagine illustrativa. È possibile aggiungere anche riferimenti bibliografici.
Le schede delle monete:: contengono i dati salienti di ciascuna moneta, descrizioni, anni, tirature, rarità, etc.

Tutte le altre pagine -monete emesse per anni, per zecca, nominali etc.- sono generate automaticamente e non si possono modificare.

Inserimento di una categoria

Come già accennato, le categorie hanno una organizzazione ad albero; quindi è possibile esclusivamente aggiungere nuove categorie come sottocategoria di una pagina di categoria già esistente.

Per inserire una nuova categoria, accedere alla pagina di categoria nella quale la si vuole inserire e premere il bottone Aggiungi una sottocategoria.

Si aprirà una nuova pagina che permette di inserire i dati salienti della nuova categoria.

sigla categoria: sigla univoca per differenziare la categoria. Deve essere breve (ad esempio VE3) e può contenere solo lettere e cifre.
Titolo finestra: campo non obbligatorio che permette di inserire il titolo che deve essere visualizzato nella finestra del browser. Se lo si riempe è consigliabile essere abbastanza prolissi visto che è utilizzato dai motori di ricerca (esempio: le monete del Regno d'Italia - Vittorio Emanuele III)
Titolo categoria: titolo della categoria. Verrà mostrato in caratteri grandi come titolo di testa di ciascuna categoria, preferibilmente optare per titoli corti (ad esempio: Vittorio Emanuele III).
Descrizione e cenni storici: campo opzionale che permette di inserire cenni e notizie storiche sull'entità emittente.

L'elenco delle monete, la suddivisione per anni e per zecca appariranno automaticamente dopo aver inserito le relative schede-moneta.

Modifica di una categoria

Per modificare titolo o descrizione e cenni storici in una pagina categoria, premere il bottone Modifica testo categoria nella pagina di categoria che si vuole modificare.

Vi si aprirà la stessa pagina utilizzata per l'inserimento di nuove categorie; tutto è modificabile ad eccezione della sigla di categoria che non si può piú cambiare.

Eliminazione di una categoria

Per rimuovere una categoria occorre che questa non contenga alcuna scheda moneta; nel caso quindi rimuovere prima le schede monete o spostarle in altra categoria.

Portarsi nella categoria di livello superiore e premere su Organizzazione sottocategorie. La pagina viene ricaricata e appaiono i bottoni per la gestione delle categorie. Selezionare la categoria da eliminare e premere su Rimuovi la categoria. Attenzione, non viene richiesta alcuna conferma!

Aggiunta o rimozione dell'etichetta lavori in corso in una pagina di categoria

Portarsi sulla pagina di categoria a cui si vuole aggiungere o togliere l'etichetta di lavori in corso e premere sul bottone Etichetta come incompleta oppure Etichetta come completa.

Inserimento di una immagine in una pagina di categoria

Ciascuna pagina di categoria può contenere una immagine illustrativa della categoria stessa con una breve didascalia illustrativa. A differenza delle schede-moneta il formato immagine può essere a piacere JPG, GIF oppure PNG.

Portarsi sulla pagina di categoria a cui si vuole aggiungere o cambiare una immagine e premere su Aggiungi immagine categoria. Si aprirà una nuova pagina tramite la quale è possibile selezionare il file da caricare, aggiungere una breve didascalia (opzionale) e scegliere se allineare 'immagine a destra oppure a sinistra. Dopodiché premere su Salva.

Nota: l'immagine non viene però mostrata se la categoria non contiene testo descrittivo.

Aggiunta di bibliografia in una pagina di categoria

Ciascuna pagina di categoria può contenere numerosi riferimenti bibliografici. I riferimenti inseriti vengono anche mostrati nelle categorie di livello superiore e in pratica vengono quindi mostrati tutti nella pagina indice.

Per aggiungere un riferimento bibliografico in una pagina di categoria, premere su Gestione bibliografia.

La pagina si ricarica e appaiono le caselle da riempire con i dati: autore/i (obbligatorio), titolo (obbligatorio), editore e anno (obbligatori) e link (opzionale). In alternativa è possibile anche selezionare uno dei testi già inseriti in altre pagine di categoria.

Inserimento di una nuova moneta

Per inserire all'interno di una pagina di categoria una scheda-moneta, premere su Gestione monete e banconote.

La pagina si ricarica e ora appaiono i bottoni di gestione delle schede moneta. In particolare, in fondo all'elenco delle monete già presenti nella categoria (o come sola voce se non vi sono di già monete inserite) appare uno spazio in cui inserire il nome della nuova scheda-moneta, un selettore con cui specificare il tipo di scheda che si desidera (monetazione moderna/contemporanea, antica/medioevale oppure banconota). Dopo aver inserito il nome e selezionato il tipo di scheda premere su Aggiungi una nuova.

Verrà inserita una scheda moneta senza i dati a parte il titolo; per riempirla, seguire quanto indicato nel paragrafo successivo.

Modifica o inserimento dati di una moneta

Per inserire i dati in una scheda moneta oppure per modificare quelli esistenti, aprite la pagina della moneta e premete su Modifica. Si aprirà una nuova pagina che permette l'inserimento o la modifica dei dati di una moneta.

Nessun campo è obbligatorio ad eccezione del titolo. Qualora un campo venga lasciato vuoto semplicemente non appare poi in fase di visualizzazione della scheda moneta. Fanno eccezione solo le descrizioni del dritto e del rovescio come indicato in seguito.

Alcuni campi possono essere o meno presenti a seconda del tipo di scheda scelta in base alla monetazione; ad esempio il campo relativo al diametro non appare nel caso delle banconote.

I principali comandi sono:

Salva, permette di salvare i dati inseriti e ripresenta la scheda per ulteriori modifiche
Salva ed esci, permette di salvare i dati inseriti e ritorna alla scheda moneta
Esci, ritorna alla scheda moneta senza salvare eventuali modifiche
Reset, annulla le modifiche e restituisce l'ultima versione salvata

I principali campi da riempire sono:

Titolo finestra browser: rappresenta il titolo mostrato nella finestra del browser. Dato che viene usato dai motori di ricerca è bene un po' di prolissità. Qualora lasciato vuoto viene sostituito con il titolo della moneta.
Titolo Moneta: titolo principale della scheda.
Nome tabella moneta: è il titolo della tabella che riassume i dati della moneta. È anche il titolo riportato nell'elenco monete di ciascuna pagina categoria, quindi è bene che sia sintetico. Può sembrare una ripetizione del precedente ma in realtà permette di variare nel caso la moneta sia conosciuta con differenti nomi.
Dritto e Verso: rappresentano le descrizioni del dritto e rovescio di ciascuna moneta. È fondamentale riempire questi campi in quanto utilizzati dal motore di ricerca interno che permette di cercare le monete in base perlappunto alla descrizione delle facce. Solo nel caso delle divisionali non vanno riempiti, in tutti gli altri casi è necessario riempirli, altrimenti nell'elenco delle monete di ciascuna categoria apparirà un triangolo di avvertimento che la scheda è altamente incompleta.
Altre informazioni: permette di inserire informazioni sulla moneta che non siano descrizioni dei vari elementi. Ad esempio, informazioni storiche o aneddoti sulla moneta in questione.
Tipo: è un selettore che permette di indicare di quale tipologia di moneta si stanno inserendo i dati.
Contorno: descrizione del taglio di una moneta
Valore facciale: permette di indicare il valore facciale della moneta in questione, indicando sia la valuta che il taglio. Qualora la valuta non sia presente, inserirla nell'apposito spazio comunque al singolare (ad esempio inserire soldo e non soldi anche se la scheda fa riferimento ad una moneta da 5 soldi). Infatti i plurali delle valute vanno inseriti a parte come spiegato in seguito.
Materiale: materiale di cui è composta la moneta. Può essere espresso in due maniere distinte: (1) elencando i componenti principali della lega tramite il loro simbolo chimico ed eventualmente anche la loro percentuale in millesimi (esempi: "Ag" oppure "Cu 960 Sn 40") oppure (2) la composizione espressa in denari (esempio: "0,4 denari").
Diametro: diametro della moneta in millimetri, inserire sempre un numero seguito da uno spazio e mm. Usare come separatore la "," e non il ".". Nel caso di intervalli inserire prima il diametro minore e poi il maggiore (esempi: 12 mm, 2,3 mm, 3,4-3,8 mm).
Spessore: spessore della moneta, valgono le stesse regole indicate nel caso del diametro.
Dimensioni: dimensioni di una banconota, valgono le stesse regole indicate nel caso del diametro.
Peso: peso di una moneta, valgono le stesse regole indicate nel caso del diametro ma in questo caso occorre esprimere il peso in grammi e farlo seguire da g.
Assi: rotazione in gradi tra l'asse del dritto e quello del rovescio. Indicarla in gradi (0-180) oppure varie. 0 va messo per quelle monete che hanno fattura a medaglia.

Nel resto della scheda è possibile aggiungere i dati relativi a tutti gli anni di emissione della moneta, banconota o medaglia. Si possono aggiungere fino a 5 righe per volta, una volta premuto su Salva è possibile aggiungerne altri.

I dati inseriti verranno riordinati in base agli anni o intervallo di anni indicati, eventuale anno di regno e zecca di produzione e l'ordine di inserimento è ignorato.

I campi disponibili cambiano a seconda del tipo di scheda (moderna, antica oppure banconota):

Anni: è un campo intelligente in cui i dati vanno inseriti seguendo una sintassi ben precisa. Infatti è in grado di gestire sia il calendario gregoriano che quello rivoluzionario francese e permette anche di inserire l'anno di regno, indizione etc.
Per la scheda della monetazione moderna il campo può accetta i seguenti formati:
- anno semplice: indicazione di un singolo anno (esempio: 1734)
- anno semplice seguito da testo: indicazione di un singolo anno seguito da testo libero separato o meno da spazi (esempi: 1943 magnetica oppure 1895b). Dati i limiti di spazio è bene che il testo libero non sia troppo lungo. Il testo viene usato per l'ordinamento che in questo caso è alfabetico; quindi 1939 magnetica seguirà 1939 antimagnetica.
- anno semplice seguito da anno di regno: indicazione di un singolo anno seguita da numeri romani (esempio: 1824 XVIIII). L'anno di regno viene utilizzato per l'ordinamento; in questo caso però l'anno viene interpretato come numero e quindi 1869 VIII viene mostrato prima di 1869 IX anche se "alfabeticamente" è il contrario.
- anno semplice seguito da sigla zecchiere (o massaro): indicazione di un singolo anno seguita da una sigla composta esclusivamente da lettere maiuscole senza spazi o altri caratteri e preceduta da "+" (esempio: 1665 +PNF); in questo caso la sigla viene usata per l'elenco delle sigle degli zecchieri o massari e la sigla diventa cliccabile.
- calendario rivoluzionario francese: indicare l'anno facendolo seguire da An XYZ tra parentesi tonde (esempio: 1799 (An II)). In questo caso verrà mostrata solo la data rivoluzionaria.
- intervalli di anni: indicare anno d'inizio e di fine separandoli con - (esempio: 1800-1801). Anche nel caso di intervalli di anni, è possibile far seguire testo libero, cifre romane, sigla zecchiere/massaro o anni del calendario rivoluzionario.
- Secoli: è possibile, limitatamente al periodo 1000 a.C - 1000 d.C, inserire un secolo ben preciso. In questo caso occorre indicare un intervallo di anni con sintassi del tipo 400-499 oppure -699--600 per gli anni avanti Cristo. In pratica occorre indicare un intervallo nello stesso secolo da 0 a 99 (o viceversa per il periodo a.C.). Il sistema in questo caso visualizzerà gli anni indicando il secolo di riferimento (nei due esempi V secolo d.C. e VI secolo a.C.).
- monete senza data di cui non si conosce l'anno di coniazione: indicare semplicemente SN nel campo anno, nella scheda verrà mostrato senza data. È comunque sempre possibile far seguire ad SN la sigla dello zecchiero o testo libero.
- monete senza data di cui si conosce l'anno di coniazione: indicare l'anno o l'intervallo di anni facendolo seguire da SN separato da spazi (esempio: 1535-1542 SN). In questo caso viene sempre mostrato senza data nella scheda finale ma è possibile cliccarlo per visualizzare le monete prodotte in quel periodo.
- calendario islamico: indicare l'anno (o l'intervallo di anni) secondo il calendario gregoriano seguito da "SH" e l'anno o l'intervallo di anni del calendario islamico (esempio: 1961-1962 SH 1340).
- a.C.: va indicato l'anno o l'intervallo sempre facendolo precedere dal segno "-" (esempio: -79 oppure -79--30)
Riferimento: è calcolato in maniera del tutto automatica dal sistema e quindi non va inserito.
Zecca: campo per inserire la zecca di produzione. A parità di anno viene usato per l'ordinamento, quindi la moneta coniata nel 1827 XVII a Bologna verrà mostrata prima di quella coniata nel 1837 XVII a Roma.
Rarità: tramite questo selettore è possibile indicare la rarità.
Tiratura: permette di indicare -se nota- la tiratura di una moneta. Usare solo numeri senza virgole o punti.
Sigla: campo in realtà personalizzabile che permette l'inserimento di testo libero. Originariamente pensato nella scheda per la monetazione antica per l'indicazione della sigla dello zecchiero o massaro.
Zecchiere: campo in realtà personalizzabile che permette l'inserimento di testo libero. Originariamente pensato nella scheda per la monetazione antica per l'indicazione dello zecchiere o sua sigla.
Falsa: spuntando questa casella si indica al sitema che si stanno inserendo i dati di un noto falso.

Gestione note a pie' di scheda

Quasi tutti i campi presenti in una scheda moneta possono essere integrati con note che appaiono a pie' di scheda al fine di poter aggiungere dettaglit, note esplicative etc.

Per aggiungere, cancellare o modificare note a pie' di scheda occorre entrare nel modulo di modifica della scheda moneta oppure qualora si fosse già in fase di modifica salvare la scheda in quanto eventuali operazioni sulle note causano la perdita di dati inseriti ma non salvati.

Per inserire una nota occorre premere sul "+" di fianco al campo a cui si vuole aggiungere una nota. Si aprirà una finestra di pop-up che permetterà di aggiungere una nuova nota oppure di scegliere tra note già presenti sulla scheda.

Per cancellare una nota da un campo occorre premere su "x", selezionare la nota da rimuovere e confermare.

Per modificare il testo di una nota già inserita, premere su "Modifica" di fianco al testo della nota.

Tutte le operazioni di modifica, inserimento o cancellazione note sono automaticamente inserite nel DB e non richiedono quindi il salvataggio della scheda a posteriori.

Aggiunta o rimozione dell'etichetta lavori in corso da una scheda moneta

Dalla pagina della categoria, premere su Gestione monete e banconote, selezionare la moneta e cliccare su Lavori in corso.

Duplicazione di una scheda moneta

Tramite queesto meccanismo è possibile creare una copia di una scheda-moneta. Particolarmente utile qualora si stiano inserendo monete stilisticamente simili.

Premere su Gestione monete e banconote, selezionare la moneta e selezionare Duplica oppure Duplica senza anni a seconda che si desideri copiare solo i dati generali della moneta (descrizione dritto e rovescio, peso, diametro etc.) oppure anche gli anni di produzione.

Note a pie' di scheda, immagini e passaggi in asta non vengono duplicati.

Cancellazione di una scheda moneta

Solo gli admin di secondo livello e gli amministratori della categoria possono cancellare una scheda moneta.

Per cancellare una scheda di una moneta questa deve essere priva di immagini. Qualora siano presenti immagini queste vanno quindi cancellate. Quindi dalla pagina della categoria premere su Gestione monete e banconote, selezionare la moneta e premere su Cancella. Il sistema chiede in questo caso conferma.

non copiare: il catalogo non vuole essere una semplice versione web di cataloghi cartacei. Utilizzare materiale che viola l'altrui diritto d'autore potrebbe dar luogo a responsabilità legali per chi le commette e danneggiare il progetto.
Le informazioni recuperate da manuali, libri e prezzari vanno mediate e integrate in base alla propria esperienza. I testi altrui non si possono quindi semplicemente ricopiare; quindi concetti e descrizioni vanno riformulati usando parole proprie.
ordine delle monete: le monete vanno ordinate in base al valore facciale dal piú basso al piú alto;
nomi delle monete: solo lettere minuscole, scegliere un nome corto e riservare eventuali altre informazioni alla scheda (quindi marengo non 20 lire o marengo).
Inoltre si rammenti che il modo di sfogliare il catalogo online differisce rispetto ad un omologo cartaceo e di conseguenza è bene cercare di assegnare nomi per quanto possibili chiari, quindi evitare locuzioni del tipo bagattino del XI tipo ma preferire sempre titoli come bagattino con la scritta storta oppure bagattino con la scritta storta (XI tipo);
varianti e tipologie: per quanto possibile evitare di suddividere le monete in svariate tipologie e cercare di concentrare tutte le tipologie e varianti in una unica scheda avvalendosi delle note. Infatti la eccessiva suddivisione rende difficile la consultazione del catalogo che, a differenza di cataloghi stampati, richiede la continua navigazione tra le varie schede e non beneficia di una vista a colpo d'occhio.